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Wir speichern personenbezogene Daten zum Zwecke der Ausübung unserer Tätigkeit gemäß § 14 BDSG. Jedem Betroffenen steht ein Recht zur Auskunft über die personenbezogenen Daten zu (§ 19 BDSG). Insoweit ist ein entsprechendes Auskunftsersuchen schriftlich zu erklären.

 

UMFANG DER DATENSPEICHERUNG

 

Es gibt verschiedene Wege mit uns Kontakt aufzunehmen. Im Zuge der Kontaktaufnahme werden auch Daten erhoben, damit die Verwaltung ihre Arbeit machen kann. Folgende Wege stehen aktuell zur Verfügung:

 

A: Telefonisch und Erhebungsbogen per Postversand

 

Hier werden personenbezogene Daten erhoben, wie Anschrift, Telefon, Email etc. Diese Daten werden mit einer speziellen Software erfasst und sind nur lokal zugänglich.

 

B: Per Email oder Kontaktformular per Internet

 

Emails werden zentral auf einem sicheren Server des Internetanbieters gespeichert.

 

Alle gespeicherten Daten stehen ausschließlich dem berechtigten Personenkreis zur Verfügung. Die erhobenen Daten sind verpflichtend, da die Verwaltung kurzfristig auch auf Schadensereignisse reagieren muss. Die gespeicherten Daten werden für Abrechnungen, Einladungen, Wirtschaftspläne und zur Kontaktaufnahme bei Schäden und Beschwerden, oder für Rückfragen verwendet.

 

 

ZUGRIFF AUF DATEN DER VERWALTUNG IM INTERNET

 

Die Verwaltung bietet einenPortalzugang zum jeweiligen Objekt. Zugang zu diesem Portal wird nur nach Anforderung berechtigter Personen gewährt. Diese sind bei Mietverwaltungen die Eigentümer und bei Wohnungseigentümergemeinschaften die Sondereigentümer der jeweiligen Sondernutzungseinheiten.

 

Der Portalzugang wird automatisch gelöscht, wenn das betreffende Objekt nicht mehr durch Martinez & Kollegen verwaltet wird.

 

WEITERGABE VON DATEN AN DRITTE

 

Alle Daten, welche durch Martinez & Kollegen erhoben wurden, gleichgültig ob diese per Telefon, Erhebungsbogen oder per Internet erhoben wurden, werden nicht an Dritte weitergegeben.

 

Eine Ausnahme bildet die Weitergabe bei gerichtlicher Aufforderung und Anordnung durch Gerichte und Staatsanwaltschaft.

 

EINSICHTNAHMERECHT DURCH EIGENTÜMER UND MIETER

 

Soweit ein berechtigtes Interesse zur Einsichtnahme besteht, darf der berechtige Personenkreis lediglich die Akten einsehen, sowie Kopien fertigen, auf denen keine freiwilligen und personenbezogenen Daten erkennbar sind. In der Zeit der Einsichtnahme wird eine Aufsichtsperson (gegen gesonderte Vergütung) der Verwaltung beigestellt, die die Fertigung von Kopien beaufsichtigt, weiter, dass keine personenbezogenen Daten bsw. aus den Kontobewegungen abgeschrieben werden. Sog. freiwillige personenbezogene Daten sind u. a. Telefon, Fax, Mail, Kontodaten etc. 

Soweit Zuwiderhandlungen festgestellt oder erkennbar sind, werden diese unverzüglich zur Anzeige gebracht und die Betroffenen benachrichtigt.

 

MINDERJÄHRIGENSCHUTZ

 

An Minderjährige werden grundsätzlich keine Daten übermittelt noch Daten über Personen dieses Alterskreises erfasst.

 

DOKUMENTE PER MAIL

 

Soweit Daten per Email übermittelt werden, besteht jederzeit das Recht, eine gegebene Einverständniserklärung zum Emailversand zu widerrufen. Der Widerruf muss schriftlich erfolgen. 

 

DATENLÖSCHUNG NACH ZEIT IN ABSTIMMUNG MIT GELTENDEM RECHT

 

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